Hay determinados programas informáticos o aplicaciones que en breve van a ser obligatorios para las empresas y otros que es muy recomendable tenerlos. Te hablamos de ellos.
El control digital de la jornada laboral, la factura electrónica y el canal de denuncias son asuntos que en cuestión de años va a ser obligatorios para todas las empresas. Para gestionarlos es necesario disponer de programas informáticos específicos. Cuanto antes los incorporemos en el día a día de la empresa, más diestros vamos a ser en su manejo.
Como vemos, la digitalización de las empresas ha dejado de ser un futuro probable a una realidad fehaciente. Impuesta muchas veces a golpe de decreto. La razón de que se actúe así es porque permite uniformar todo el espectro empresarial en lo que se refiere a responsabilidades legales y obligaciones públicas.
Cuando en el 2019 se aprobó el decreto que obligaba a todas las empresas a llevar un registro de la jornada laboral de todos sus trabajadores, no se especificó la forma. El hecho es que en la realidad tenemos una amalgama en el que las empresas siguen procedimientos dispares. Hay empresas que utilizan aplicaciones que permiten fichar desde el móvil, otras que usan sistemas internos y las hay en las que los trabajadores continúan firmando en una plantilla impresa en un folio.
Esta variedad complica el control por parte de las autoridades. En este caso, por parte de inspección de trabajo. El uso de métodos digitales, además, dificulta que se puedan manipular o falsear los informes. Otra de las razones de peso para que se impongan estos programas.
Encontramos en los software que vamos a ver, algunos que tienen formato u opción de aplicación. Algo más sencillo y menos costoso para las empresas y donde los datos se guardan en la nube, sin saturar la memoria interna de los ordenadores.
Estos son los software imprescindibles para cumplir con la ley.
Registro de la jornada laboral.
Según el periódico Crónica Global, el gobierno pretende generalizar el registro digital de la jornada laboral para el verano del 2016.
Como ya hemos dicho, desde mayo del 2019, todas las empresas que operan en España, con independencia de su tamaño, están obligadas a llevar un registro de la hora de entrada y salida de sus trabajadores del puesto de trabajo. Este registro debe emitir un informe actualizado, trabajador por trabajador, que la empresa está obligada a guardar durante 4 años, inspección de trabajo puede exigir el informe en cualquier momento.
Dos de los problemas que se han apreciado hasta ahora es la dificultad para emitir un informe actualizado, y que los informes cumplan con los requisitos legales. Algo que los software y aplicaciones para fichar resuelven en la mayoría de los casos. Ya que emiten los informes de manera automática, y su formato está diseñado para cumplir con los estándares que marca la ley.
Los desarrolladores de Kairos, una de estas herramientas en formato plataforma y aplicación, creada por la empresa informática Grupo Adiss, con sede en Madrid y en Sabadell (Barcelona), indican que estos software se pueden utilizar para llevar una gestión más sencilla y completa de los Recursos Humanos de la empresa. Puesto que encontramos software de este tipo que permiten centralizar toda la documentación referida a la gestión de personal, crear módulos de control de tareas o habilitar notas de gasto. Pudiéndolas personalizar para cada trabajador.
La factura electrónica.
El blog de CaixaBank dice que se espera que la factura electrónica pase a ser obligatoria para el segundo semestre del 2027. Esta factura está elaborada en formato XML, mediante programas informáticos certificados, compatibles con los sistemas operativos empleados por la Agencia Tributaria.
Por tanto, no se considera factura electrónica una factura en papel escaneada, una factura en formato PDF o elaborada con un Excel. Sistemas utilizados por las empresas y autónomos hasta ahora para hacer llegar las facturas a Hacienda.
Este sistema es ineludible para aquellas facturas que se emitan de una empresa a otra. Es decir, facturas de servicios B2B o de suministros. Ya que hay un doble registro por parte de la Agencia Tributaria. Son facturas que adjunta tanto la empresa que la emite como la que la paga. Puesto que son necesarias para hacer la liquidación del IVA y para calcular el impuesto de sociedades, en el caso de las empresas, y el IRPF para los autónomos. Al emitir la factura electrónica se agiliza su fiscalización y se evitan duplicidades.
Durante un tiempo se prevé que coexista la factura digital con la factura impresa en papel entregada directamente al consumidor, y que continúa teniendo efecto legal.
La factura electrónica además dificulta su modificación o manipulación, tiene una trazabilidad que permite a las autoridades hacer un seguimiento del documento y facilita el registro fiscal y contable inmediato. Por lo que estamos hablando de una factura antifraude.
El “pero” de este sistema es que las empresas están obligadas a adquirir los programas informáticos autorizados para poder facturar y deben aprender a utilizarlos.
Gestión informática del canal de denuncias.
Cómo recuerda la página web de Legalitas, todas las empresas con más de 50 trabajadores están obligadas a tener un canal de denuncias interno. No es un buzón de sugerencias, no es un canal de quejas; es un medio por el cual, cualquier persona relacionada con la empresa (trabajadores, proveedores, clientes) pueden denunciar hechos o actividades ilícitas o poco éticas que se cometan dentro de la empresa.
Una vez admitidas las denuncias, la empresa tomará medidas para resolver la situación, sin perjuicio de posibles responsabilidades legales que pudieran dar lugar a un juicio. Una medida que busca potenciar la transparencia en el seno de las organizaciones empresariales.
Las denuncias deben ser anónimas; es decir, no se debe difundir la identidad del denunciante. Y en todo momento se ha de velar porque no se tomen represalias contra el sujeto que ha iniciado el procedimiento.
Todo canal de denuncias debe tener al frente a un responsable, que debe velar por la imparcialidad y el buen funcionamiento del canal. Así como por la protección del denunciante. Y debe disponer de un procedimiento claro de resolución de los casos.
Por la naturaleza del canal, todo indica que la mejor manera de gestionarlo es mediante el empleo de herramientas digitales. La ley 2/2023, conocida como Ley Whistleblowing no establece cómo deben ser estas herramientas informáticas; si bien, en el mercado ya existen programas para gestionar y poner en marcha un canal de denuncias.
Protección de datos. (RGPD)
Los software de protección de datos están relacionados con la ciberseguridad y con el cumplimiento de la legalidad.
La ley autoriza a las empresas a captar datos sensibles de sus clientes para poder prestar el servicio de una manera eficiente. Estos datos solo se pueden utilizar para el fin para el que han sido recabados y con la autorización del propietario. De igual manera, la ley obliga a la empresa a custodiar los datos para que no sean utilizados con otros fines.
Aparte de comprometer la privacidad de los usuarios, los datos son unos de los recursos más preciados en el mundo moderno. Con ellos se lanzan campañas agresivas de marketing o se pretende ligar a los sujetos con servicios y operadores que no han demandado. De aquí lo importante que es protegerlos de una manera adecuada.
Dentro de los datos que manejan las empresas se halla información delicada como el DNI de los clientes y sus datos bancarios. Datos que pueden ser utilizados de manera ilícita.
Los software de protección de datos protegen esta información activamente. Identifican con rapidez la información confidencial y la bloquean para que no pueda ser extraída, impidiendo su copia en dispositivos electrónicos (como un pendrive) o el envío por correo electrónico.
Del mismo modo, puede cifrar la información para que no pueda ser robada por un hacker.
Estos software tienen un panel de control al que solo tienen acceso un administrador o un grupo reducido de administradores que son los únicos que pueden realizar los ajustes en los programas.
Los programas informáticos de protección de datos no son obligatorios para las empresas, pero sí les ayudan a cumplir con la ley.
Prevención de Riesgos Laborales.
Similar a los anteriores, pero en otra área, son los Software PRL, software de prevención de riesgos laborales.
La legislación laboral obliga a todas las empresas a elaborar un plan de prevención de riesgos laborales. Mirándolo de una manera fría, el plan no es más que un documento. Un texto escrito en el que la empresa identifica las posibles causas de accidente de trabajo y enfermedad profesional en sus instalaciones, propone medidas para evitarlos y establece un protocolo de actuación frente a los accidentes.
El plan para que sea efectivo hay que gestionarlo y aplicarlo. Es aquí donde cumple un papel fundamental el Software PRL. Entre otras cosas, estos programas informáticos almacenan y gestionan el historial médico de toda la plantilla, el registro de incidencias y accidentes de trabajo, la documentación de contacto con la Seguridad Social, los servicios sanitarios de las comunidades autónomas y las mutuas laborales y las normas específicas en materia de seguridad e higiene en el trabajo que afectan directamente a la empresa.
Uno de sus principales atractivos es la automatización. Ante la notificación de un accidente de trabajo, el software pone en marcha todas las tareas burocráticas para tramitar la baja del trabajador y solventar la situación. Tareas que antes se hacían de manera manual.
Con toda la información que maneja, estos programas pueden proponer medidas personalizadas, por trabajador o por puesto de trabajo, para prevenir la siniestralidad laboral y mejorar las condiciones en las que se trabaja.
La firma digital.
La página web de la Caja Rural del Sur señala que la firma digital es una clave criptográfica identificativa, que sustituye a la firma física, garantiza la autenticidad del documento y asegura su integridad; es decir, que no ha sido modificado desde su firma.
La firma digital es diferente a la firma electrónica. La firma electrónica puede consistir en marcar una casilla en la que el usuario indica que está de acuerdo con las condiciones de un contrato; mientras la firma digital es una marca única, como las huellas digitales o la firma escrita.
La banca online lleva años utilizando la firma digital para autorizar las operaciones que hacen sus clientes de manera telemática. Esta firma digital la crean los programas de los bancos y se acciona con una contraseña que puede modificar el cliente.
Parecido a esto, la administración central del Estado creo Cl@ve, que es un pin que autoriza a los ciudadanos a realizar gestiones por internet en la Agencia Tributaria, la Tesorería General de la Seguridad Social y otros organismos públicos.
La firma digital que más usos permite es un certificado concedido por la Fábrica Nacional de la Moneda y Timbre y el DNI electrónico.
Los software de firma digital son aplicaciones que se pueden descargar en el móvil o extensiones para los ordenadores de sobremesa. Estos software no crean firmas digitales, pero sí las guardan y facilitan su uso. Algo, que en un momento en el que gran parte de las gestiones de una empresa y de un particular se hace por internet, es útil tenerlo a mano.
Complicace.
La página web de la Universidad Internacional de La Rioja menciona otro tipo de programa informático altamente recomendable para las empresas en los tiempos que vivimos. Son los Complicace.
Este software hace un rastreo de todos los documentos y datos guardados en los ordenadores de una empresa y detectan las irregularidades que no se adaptan a la ley. Con esta herramienta, la empresa puede ahorrarse el pago de multas y sanciones administrativas o el peligro de incurrir en situaciones que puedan ser constitutivas de delito.
Con el nombre de Complicace tenemos una gran variedad de plataformas, programas y aplicaciones con diferentes funciones e, incluso, especializados por sectores, que tienen el mismo objetivo. Hacer que los documentos de la empresa se ajusten a la legalidad.
Algunas de estas herramientas no solo detectan los fallos, sino que sugieren cambios a los usuarios. Facilitando que la actividad de la empresa se desarrolle, por completo, dentro de los parámetros que fija la ley.
